Guida alla compilazione digitale delle Missioni ICAR

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Per utilizzare la modulistica digitale ICAR è necessario autenticarsi.

I moduli, sono in parte auto-compilati, in base all’utente loggato: Anagrafica (C.F., Residenza etc.), dati aziendali (Matricola, Livello, etc.).

La parte da compilare riguarda i dati relativi al modulo specifico,  in questo caso “Ordine di Missione”.

Dopo l’invio della richiesta, il sistema avvia un processo di approvazione del modulo sottomesso. Il processo prevede l’esecuzione di una serie di TASK assegnati ai diversi attori coinvolti nel processo decisionale.

Ogni utente in possesso di credenziali Siper / ICAR Mail, appartenente all’ISTITUTO ICAR, è dotato di un cruscotto per il controllo dello stato di approvazione dei TASK di sua competenza. Il sistema consente la gestione di eventuali file allegati al modulo missione.

Il processo prevede i seguenti step: i) richiesta di una nuova missione da parte dell’utente; ii) individuazione da parte del sistema del Responsabile Scientifico del GAE (punto di spesa); iii) invio della notifica, da parte del sistema, della richiesta di nuova missione nella Home Task del Responsabile Scientifico; iv) approvazione/disapprovazione da parte del Responsabile Scientifico della nuova richiesta sottomessa.

Il richiedente può controllare lo stato della richieste di missioni sottomesse.

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Responsabile GAE / Responsabile Scientifico GAE

L’approvazione/diasapprovazione della richiesta di missione da parte del Responsabile GAE è gestita utilizzando il cruscotto dei Task attivi “Missioni -> Verifica i Task a te Asssegnati“, previa autenticazione dello stesso con le proprie credenziali CNR.

In figura un esempio del cruscotto “Verifica i Task a te Asssegnati“.

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Cliccando sullo specifico TASK il sistema mostra i dettagli relativi alla richiesta da approvare/disapprovare (in figura un esempio di dettaglio dalla richiesta di missione).

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Il sistema consente di verificare anche i dati della Missione sottomessa, come ad esempio: oggetto della missione, spesa presunta etc.

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Dopo il controllo dei dati della richiesta di missione da parte del Responsabile Scientifico, quest’ultimo può esprimere parere positivo cliccando il tasto “Approva” oppure parere negativo cliccando sul tasto “???“. In caso di parere negativo da parte del Responsabile Scientifico è necessario compilare il campo Note, dove viene chiarito il motivo della disapprovazione alla richiesta.

Completato il Task da parte del Responsabile Scientifico, lo stesso verà rimosso dalla Home Task ed il processo di approvazione continuerà come previsto.

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Verifica Copertura Finanziaria a Carico dell’Amministrazione di Cosenza – Napoli – Palermo.

Dopo l’approvazione del Responsabile Scientifico / Responsabile del GAE, è necessario verificare che la richiesta di missione abbia una copertura finanziaria. L’operazione di verifica della copertura finanziaria è svolta dal personale dell’Amministrazione ICAR.

In base alla richiesta di nuova Missione sottomessa, il sistema individua il punto di spesa, che coincide con il GAE indicato ed, assegna, il Task di Verifica Copertuna Economica al “dipendente / dipendenti” “preposto / i” a tale controllo e alle sede dove il GAE è radicato.

Il dipendente che ha richiesto la nuova di missione può controllare lo stato di avanzamento del processo di approvazione (nella figura di esempio è riportata la dicitura “Verifica Copertura Economica da Stefania Marra” della sede di Napoli). In questo esempio l’amministrativa Stefania Marra, che è incaricata di verificare la copertura economica di questa specifica GAE, si ritroverà un task da eseguire nella Home Tasks personale (come mostrato in figura) .

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L’amministrativo, in questo esempio Stefania Marra, può approvare la Missione o rigettarla in base ai fondi disponibili ed in base alle verifiche economiche. In caso di parere negativo da parte dell’amministrativo è necessario compilare il campo Note, dove viene chiarito il motivo della disapprovazione alla richiesta.

Verifica Responsabile di Sede

Dopo la verifica da parte del Responsabile Scientifico e della copertura finanziare da parte dell’amministrativo incaricato di questa attività, la richiesta di nuova missione deve essere approvata da parte del Responsabile di Sede. Il sistema, in base ai dati iseriti nella richiesta di nuova missione, individua il Responsabile di Sede e notifica un task nella Home Tasks dello stesso (come mostrato in figura).

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Il Responsabile di Sede può decidere di approvare o rigettare la richiesta di Nuova Missione. La nota è obbligatoria in caso di rigetto della richiesta.

Firma Elettronica della Missione

Gli utenti abilitati alla Firma della modulistica online (Responsabili di Sede ed il Direttore), successivamente all’approvazione della missione, sono abilitati al download del file Missione in formato PDF per firmare il file elettronicamente, con gli attuali strumenti adottati in Istituto. Il Download del file è consentito solo una volta.

Inserimento Numero di Protocollo

Il personale dell’amministrazione, abilitati alla lavorazione delle missioni, dovranno aggiungere il numero di protocollo nel form della missione approvata (come mostrato in figura).

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Timeline

Per tutti i dipendenti che sottomettono una richiesta di Nuova Missione, indipendentemente dal ruolo ricoperto, è disponibile la Timeline sotto il report dei dati nella pagina, STATO MISSIONI SOTTOMESSE:

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Livelli di Accesso

Gli Amministrativi dell’Istituto abilitati alla lavorazione delle Missioni ed il Direttore dell’Istituto, possono verificare lo stato di tutte le missioni sottomesse.

I dipendenti dell’istituto, possono verificare lo stato delle Missioni personali sottomesse.

Lo storico delle Missioni Approvate Personali è consultabile al link: “Verifica Stato Missioni Sottomesse”.

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Sono identificate dallo stato: “Missione Approvata”

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